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會議系統的優勢
1)節約會議的經費、時間；
據相關資料，各個企業或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務出差的費用達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。
2)提高開會的效率；
由于召開視頻會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會者節省時間，提。由于參加會議的人員就在本地，和會議有關的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。
3)適應某些特殊情況；
對于某些交通狀況不好，特別是地處山區、邊疆的城市，視頻會議將帶來很大的方便。在一些緊急場合，如救災、防汛，會議平板多少錢，戰地會議等，可以用視頻會議系統及時了解或發布緊急情況和決策，收效則難以用錢來衡量。
4)增加參會人員
視頻會議可支持多人多點參加形成會議。同時，視頻會議系統具有投影、vga端口以及數據流功能可以隨時增加會議與會者或召開全體會議。總部決策可即時傳達到所有員工。
如何逐步檢查智能會議系統?
判斷智能會議系統投影機自身是否工作正常
1：投影機電源開關是否打開加電，指示燈是否亮?
加電后指示燈不亮表明投影機有問題。一般情況下用戶投影機的硬開關電源是長開的，電源指示燈是長亮的。其中，會議平板代理，黃燈：等待;綠燈：正常;紅燈：加電
2：lamp燈、temp燈是否長亮或閃爍?(顯示紅色)
lamp指示燈顯示紅燈表示投影機燈泡壞，提醒用戶更換燈泡。temp指示燈顯示紅燈表示投影機處在某種錯誤的狀態無法投影，投影機處在自我保護狀態或硬件壞。
3：讓用戶將計算機與投影機直接連接，投影機是否投影?投影機接收信號的端口設置是否匹配?(如是否是vga接收端口)
直接連接投影機后投影機不投影表明投影機有問題，如果投影機投影正常，表明與投影機連接的其他相關設備或連接線有問題。
會議系統的分類
①電視會議系統
電視會議是一種用于會議用途的電視系統，傳送的主要是視音頻信號，也可以用傳真機和資料攝像機等輔助設備傳送會議文件。電視會議終端一般安裝在會議室內，用于大型會議。
②計算機會議系統
計算機會議系統是以計算機為終端的會議系統。使用計算機可對會議進行有效的控制和管理.與會者交互性強，會議平板報價，可實現應用程序和工作空間的共享。計算機會議又可分為異步會議和同步會議。在異步會議中，會議平板，會議用戶不必同時處于狀態，可通過公告板、電子郵件方式召開通信會議。而在同步會議中，所有用戶同時處于狀態，他們利用實時的視頻、音頻或數據消息進行交流
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